为做好学生档案管理工作，使我校学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，结合我校具体情况，制定本办法。

一、新生档案管理

1.新生辅导员将所带班级学生档案按学院、专业、班级分类收集、整理。并在档案袋下方粘贴口曲纸，档案袋正面口曲纸须标明学生姓名，背面须标明学号。

2.辅导员填写学生档案收集信息表，电子版、纸质版各一份。

3.每年11月15日前将档案整理完毕。各院按时间安排将整理好的档案、电子表格、纸质表格一并交档案室（具体时间安排根据实际情况临时通知）。

4.学生处为新生辅导员提供装档所需材料，辅导员按要求组织学生进行档案封装。

二、档案的借阅

1.档案入库后，我校辅导员因工作需要、学生因个人需要需查阅学生档案，需在钉钉提交《燕京理工学院在校生查询档案申请单》，经学院主管学生工作的领导或辅导员批准，到学生处与档案协管员联系后方可借阅本院学生的档案。未经批准不得查阅学生档案，查询档案时需要辅导员及学生本人到场。

2.外单位人员因需要查阅学生档案时，必须持单位介绍信或调档函，方可在学生处查阅学生档案。

3.需要调阅并复印学生档案中相关材料时，必须持对方办理单位的证明材料，经学生处审批后，方可办理。

4.学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。

三、学生档案转递

1.毕业生档案由各学院毕业班辅导员负责，按毕业生自行确认的档案邮寄地址进行转递。

2.辅导员邮寄完毕档案后，需要根据邮寄服务商提供的邮件地址单号反馈，整理好自己所带班级学生档案去处等信息，发学生本人一份、自身保存一份、报学生处一份，以便知晓毕业生档案去向。

3.学生处为毕业生辅导员提供封档所需材料，辅导员按要求进行档案封档、邮寄。

4.毕业生需自带档案时，必须持有对方（正式单位且法定允许接受档案）单位开据的接收函或调档函（接收函或调档函内需书面表明允许学生本人自带档案），学生本人填写自带档案申请单，经学生本人、辅导员、主管学生工作的学院领导、学生处档案负责人、学生处领导签字审批后方可自带档案。

四、退学、休学、参军、复学学生档案管理

1.退学的学生，办理退学手续后，需持退学证明，联系辅导员老师按自提档案程序到档案室提走个人档案。

2.休学的学生，根据休学时间进行档案保留。复学后由现任辅导员将学生档案整理到对应的复学年级班级。

3.参军的学生，如果保留学籍，需到学生处登记，档案保留；若部队需要提走档案，需要开具调档函，按档案自提程序进行自提。

注：所有自提、自行带走档案的，发生档案损坏、丢失等问题的，责任由学生本人承担。